今回は、Googleアカウントを持っている人なら誰でも使える「Googleドライブ」の活用方法を紹介します。
Googleドライブは、無料で誰でもファイルやデータの共有を行うことができます。

スマートフォン用のアプリもあり、iPhone、Androidでダウンロードすることができます。(iPhone版)(Android版)

Googleドライブは、系列店やスタッフ間などでデータの共有をするときに便利ですが、中にはまだ機能を利用したことのない人もいるのではないでしょうか。

今回は、Googleドライブで利用できる機能を5つ紹介します。

・Googleドライブへのアップロード方法

・ファイルの共有、リアルタイム編集

・ダウンロードの形式を選べる

・ファイル検索が簡単にできる

・スキャン機能

Googleドライブへのアップロード方法

Googleドライブには、ファイルをアップロードする機能があります。

手順は、アップロードしたいファイルを、ドライブ上にドラッグ＆ドロップするだけで、簡単にファイルをアップロードすることができます。

他のアップロード方法として、画面左上の[新規作成]からファイルをアップロードすることもできます。

アップロードできるファイルの種類は、ドキュメント、画像、動画、音声です。

ファイルの共有、リアルタイム編集

保存したドキュメントは共有設定を行えば、ドライブで共有することができます。

さらに共有したい相手を指定するときに、ペンアイコンを押すことで共有相手の権限を設定することができます。権限は、編集者、コメント可(閲覧者)、閲覧者の３種類に分かれており、相手によって権限を分けることが可能です。
また、共有した相手を編集者かコメント可(閲覧者)にすれば、コメント機能で共有相手とやり取りができます。

 ダウンロードの形式を選べる

作成したドキュメントは、形式を指定してダウンロードすることができます。

メニューの[ファイル]→[形式を指定してダウロード]から、任意の形式を選んでダウンロードができます。

この機能を利用すれば、作成したファイルをExcelやWordなどの形式や、PDFやWebページの形式でダウンロードすることができます。

ファイル検索が簡単にできる

ファイル検索を使えば、ファイル名やファイル形式などで目当てのファイルの検索を行うことができます。

さらに、検索オプションを入力すると、検索の内容を絞り込むことができます。

上記で紹介した方法に加え、ゴミ箱内にあるファイルや更新日時、ファイル内に含まれている語句で検索を行うなど、様々な方法で検索することができます。

スキャン機能

アプリ版でのみ使えるスキャン機能は、スマートフォンで撮影した画像をPDF化し、保存することができます。

領収書や手紙、ショップカードなどが保存でき、外出先で書類を保存することもできます。

画像をスキャンするには、冒頭で触れたスマートフォンアプリを開き、右下の[+]を押してカメラを起動するだけで、簡単にスキャンすることができます。

スキャンした画像は、不要な部分が自動で切り取られ、傾きを自動補正してくれます。

Googleドライブにデータをアップロードしておけば、どこからでもデータを編集・閲覧することができます。

以前紹介したスプレッドシートの記事も、Googleアカウントを持っていれば利用できる機能です。

Excelとはどう違う？便利なスプレッドシートについて

無料で便利な機能が使えるので、Googleアカウントを持っている方はぜひ、Googleドライブをお使いください。

[LINK編集部　蔵前]